Psikologlar için KVKK uyumlu randevu sistemi nasıl olmalı?

Bireysel çalışan bir psikolog veya terapist olarak danışanlarınızın en hassas bilgilerini — isim, iletişim, seans notları, psikolojik değerlendirmeler — güvenle saklamak zorundadır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) bu konuda net kurallar koyuyor. Peki pratik olarak ne yapmalısınız?

Veri Sorumlusu kim, Veri İşleyen kim?

KVKK'da iki önemli rol var ve sıkça karıştırılıyor:

Bu ayrım önemli çünkü danışanlarınız KVKK haklarını kullanmak istediğinde (verilerimi sil, bilgi ver vb.) muhatap sizsiniz, kullandığınız yazılım değil. Ama yazılımın da kendi yükümlülükleri var — verilerinizi güvenli saklamak, yetkisiz erişimi önlemek, veri ihlalinde sizi bilgilendirmek gibi.

Seans notları: Özel nitelikli kişisel veri

KVKK, sağlık verilerini "özel nitelikli kişisel veri" olarak sınıflandırır. Seans notları, psikolojik değerlendirmeler ve terapi sürecine dair kayıtlar bu kategoriye girer. Bu veriler için danışanınızın açık rızası gerekir.

Pratik olarak ne yapmalısınız:

• İlk seanstan önce danışanınıza bir aydınlatma metni sunun (verilerinizi neden, nasıl ve ne kadar süre saklayacağınızı açıklayan metin)
• Açık rıza formunu imzalatın veya dijital olarak onaylatın
• Seans notlarını şifreli bir ortamda saklayın — kağıt dosyaların günleri geçiyor

Randevu sisteminiz ne sunmalı?

KVKK uyumlu bir randevu yönetim sistemi asgari olarak şunları sağlamalı:

1. Şifreli iletişim (HTTPS)

Sisteme giriş yaparken, randevu oluştururken, seans notu yazarken tüm veri aktarımı TLS/SSL şifrelemesiyle korunmalı. Tarayıcınızda kilit ikonu görüyorsanız güvendesiniz.

2. Güçlü kimlik doğrulama

Şifreler bcrypt gibi güçlü algoritmalarla hash'lenmeli (düz metin saklanmamalı). İki faktörlü doğrulama (2FA) seçeneği sunulmalı. Oturum süresi sonrası otomatik çıkış yapılmalı.

3. Erişim kontrolü

Her kullanıcı sadece kendi danışanlarının verilerine erişmeli. Başka kullanıcıların verileri hiçbir koşulda görünmemeli.

4. Veri silme imkanı

Danışanınız "verilerimi silin" dediğinde bunu yapabilmeniz lazım. Kullandığınız sistem danışan silme ve veri ihracatı (data export) desteklemeli.

5. Yedekleme ve felaket kurtarma

Sunucu çökerse verileriniz kaybolmamalı. Düzenli otomatik yedekleme şart.

Excel veya Google Sheets kullanmak KVKK'ya uygun mu?

Teknik olarak mümkün ama pratik olarak riskli. Sebepleri: paylaşılan dosyalar kolayca kopyalanabilir, erişim kontrolü zayıf, versiyon takibi yok, şifreleme yok. Bir terapistin danışan listesini Google Sheets'te tutması ve o dosyanın paylaşım ayarının yanlışlıkla "herkese açık" olması ciddi bir veri ihlali.

Profesyonel bir randevu yönetim sistemi tüm bu riskleri ortadan kaldırır.

Sonuç: Güvenlik özellik değil, gereklilik

Randevu sistemi seçerken "güzel görünüyor mu" veya "ucuz mu" sorularından önce "verilerim güvende mi" sorusunu sorun. KVKK uyumu sadece yasal bir zorunluluk değil, danışanlarınıza duyduğunuz saygının bir göstergesi.